Theo định nghĩa đưa ra tại Điều 149.1 của Bộ luật Dân sự 2015 thì thời hiệu có nghĩa là “thời hạn do luật quy định mà khi kết thúc thời hạn đó thì phát sinh hậu quả pháp lý đối với chủ thể theo điều kiện do luật quy định”. Nói cách khác, thời hiệu là khoảng thời gian được gán cho một hoặc một số hành động, sự kiện cụ thể, mà khi kết thúc, nếu hành động, sự kiện đó không diễn ra, sẽ dẫn đến hệ quả nào đó, ví dụ như mất quyền khởi kiện. Trong phạm vi hợp đồng xây dựng FIDIC cũng có một số trường hợp tồn tại khái niệm thời hiệu như vậy, và một trong số đó là thông báo khiếu nại (yêu cầu) của các bên.
Trong phạm vi bài viết này, phân tích được dựa trên các điều khoản của Điều kiện chung FIDIC (Quyển đỏ, phiên bản năm 2017 dịch bởi VECAS). Trong từng trường hợp thực tế và cụ thể, việc áp dụng đúng phiên bản FIDIC và xác định các điều khoản được thỏa thuận thêm tại tài liệu Điều kiện đặc biệt (nếu có) cần được lưu ý.
Xuyên suốt quá trình thực hiện hợp đồng xây dựng, không hiếm nảy sinh những tình huống mà một trong đôi bên, dù là chủ đầu tư hay nhà thầu, sẽ cần sự bù đáp về mặt thời gian hoặc chi phí. Có thể kể đến như nhà thầu chậm tiến độ và cần gia hạn thời gian hoàn thành, phát sinh sự kiện vật chất không lường trước được làm nhà thầu gánh chịu chi phí, hoặc nhà thầu vi phạm quy định về chất lượng công trình, v.v…
Trong những trường hợp như vậy, về nguyên tắc, chủ đầu tư hoặc nhà thầu sẽ có quyền đưa ra khiếu nại (claim) để yêu cầu thanh toán hoặc gia hạn thời gian hoàn thành. Tuy nhiên, quyền lợi đó có thể bị mất đi nếu bên có quyền lợi vô tình quên mất một “điều kiện cần” hết sức quan trọng theo hợp đồng xây dựng FIDIC, đó là thông báo có thời hiệu (time-barred notice).
Cụ thể, theo quy định tại Khoản 20.2.1 của Điều kiện chung FIDIC:
Bên khiếu nại phải gửi Thông báo cho Nhà tư vấn, mô tả sự kiện hoặc tình huống làm phát sinh chi phí, tổn thất, chậm trễ hoặc gia hạn DNP khiến cho phải thực hiện Khiếu nại sớm nhất có thể, và không chậm hơn 28 ngày sau khi Bên khiếu nại đã biết hoặc lẽ ra đã biết về sự kiện hoặc tình huống (“Thông báo Khiếu nại” trong Điều kiện này).
Nếu Bên khiếu nại không đưa ra một Thông báo Khiếu nại trong khoảng thời gian 28 ngày này, Bên khiếu nại không được quyền hưởng bất kỳ khoản thanh toán bổ sung nào, Giá hợp đồng không được giảm trừ (trong trường hợp Chủ đầu tư là Bên khiếu nại), Thời hạn Hoàn thành (trong trường hợp Nhà thầu là Bên khiếu nại) hoặc DNP (trong trường hợp Chủ đầu tư là Bên khiếu nại) không được gia hạn, và Bên kia phải được miễn trừ khỏi bất kỳ trách nhiệm pháp lý nào có liên quan đến sự kiện hoặc tình huống là phát sinh Khiếu nại.
Cần lưu ý rằng thông báo mà bên có quyền lợi về khiếu nại cần đưa ra theo quy định nói trên không nhất thiết bao gồm đầy đủ chi tiết như số tiền hoặc khoảng thời gian được yêu cầu, phương thức tính toán ra số tiền, khoảng thời gian như vậy, hay thậm chí là các cơ sở hợp đồng và pháp lý của khiếu nại. Thông báo ở đây, như thể hiện rõ ràng tại Khoản 20.2.1 của Điều kiện chung FIDIC, chỉ cần đưa ra mô tả sự kiện hoặc tình huống liên quan và đề cập đến việc chủ đầu tư/nhà thầu theo đó sẽ có quyền lợi vể một khoản tiền hoặc khoảng thời gian trên cơ sở quy định của hợp đồng.
Bên cạnh đó, trong thực tiễn soạn thảo và thực hiện hợp đồng xây dựng FIDIC tại Việt Nam, khoảng thời gian 28 ngày theo quy ước ban đầu tại Khoản 20.2.1 của Điều kiện chung FIDIC, tùy theo quy mô và tiến độ của dự án, có thể được điều chỉnh thành một khoảng thời gian khác, và đôi khi được rút gọn chỉ còn 14 ngày.
Dù trong bất kỳ trường hợp nào và khoảng thời gian cho thông báo khiếu nại được xác định là bao nhiêu, quy định về thời hiệu nêu trên đòi hỏi các bên phải chủ động và nhanh chóng trong việc kiểm soát diễn biến của công trình, nhằm có thể kịp thời phát hiện sự kiện hoặc tình huống làm phát sinh chi phí, tổn thất, chậm trễ, và đưa ra thông báo phù hợp. Bằng không, bên có quyền lợi đối với sự bù đắp về thời gian hoặc chi phí liên quan đến sự kiện hoặc tình huống đó sẽ có thể bị mất quyền, gián tiếp dẫn đến những thiệt hại, tranh chấp đáng tiếc về sau.
